May -Akda:
Robert White
Petsa Ng Paglikha:
1 Agosto. 2021
I -Update Ang Petsa:
11 Mayo 2024
Nilalaman
Napili ka lamang o nahirang bilang kalihim ng komite kung saan ka nabibilang. Binabati kita! Alam mo ba kung paano mag-record, maghanda at magpakita ng mga minuto? Hindi mahalaga kung sumusunod ka sa biblia ng pambatasan Nai-update na Mga Panuntunan sa Order ng Robert o pagsusulat ng mga minuto sa hindi gaanong pormal na mga setting, narito ang mga mahahalagang pamamaraan upang sundin.
Mga hakbang
Bahagi 1 ng 4: Naunang Paghahanda
Alamin ang mga panuntunan sa pagpupulong ng iyong samahan. Kung inaasahang gagawa ng pormal na minuto ang kalihim, tanungin kung sumusunod ang pangkat sa Mga Tuntunin ng Order ni Robert o ilang iba pang opisyal na patnubay. Sa mas impormal na mga setting, tanungin kung ano ang dapat isama sa mga minuto o kung paano ito gagamitin.
- Hindi mo kailangang pamilyar ang iyong sarili sa kumpletong Nai-update na Mga Panuntunan ng Order, ngunit ang pagkuha ng isang kopya o paghiram ng isa ay maaaring maging kapaki-pakinabang sa pagsagot sa mga partikular na katanungan.
- Alamin mo rin ang papel mo. Ang ilang mga kalihim ay hindi dumadalo sa pagpupulong, habang ang iba naman ay tumatagal ng ilang minuto at nag-aambag sa talakayan. Hindi alintana kung ano ang kaso, ang kalihim ay hindi dapat maging isang taong may isa pang mahalagang papel, tulad ng tagapagpadaloy o pangulo.
Maghanda muna ng isang modelo. Ang mga minuto ng bawat pagpupulong ay umuulit ng ilang impormasyon, kaya't ang isang template ay lilikha ng isang pare-pareho na format para sa madaling sanggunian. Hindi bababa sa isama ang puwang para sa sumusunod na impormasyon:- Ang pangalan ng samahan.
- Ang uri ng pagpupulong: ito ba ay regular, lingguhan o taunang pagpupulong, isang menor de edad na pagpupulong ng komite, o isang pagpupulong na may espesyal na layunin?
- Petsa, oras at lugar. Mag-iwan ng puwang para sa mga oras ng pagsisimula at pagtatapos (pinlano at ipinagpaliban).
- Pangalan ng chairman o pinuno ng pagpupulong at ang kalihim (o mga kapalit).
- Listahan ng "mga regalo" at "absent". Tandaan kung mayroong isang korum (sapat na mga tao upang bumoto).
- Isang puwang para sa iyong lagda. Bilang taong responsable para sa mga minuto, palagi mong pipirmahan ang iyong trabaho, at maaaring kailanganin ng dagdag na lagda pagkatapos ng pag-apruba ng mga minuto, depende sa patakaran ng iyong samahan.
- Isang agenda, kung ang isa ay ibinigay. Kung ang tagapangulo o tagapasiya ng pagpupulong ay hindi hiniling sa iyo na magbalangkas ng isang agenda, dapat mayroon siyang isang magagamit na makakatulong sa pag-aayos ng iyong mga tala tungkol sa pagpupulong.
Dalhin mo ang isang notebook o kuwaderno. Pumili ng isang bagay na komportable ka. Kung magsusulat ka ng madalas na minuto, magtabi ng isang notebook para sa hangaring iyon o lumikha ng isang folder sa iyong computer.- Kung tumagal ka ng ilang minuto sa isang nakaraang pagpupulong at hindi pa sila naisusumite para sa pag-apruba, isama mo rin sila.
- Bagaman makakatulong sa iyo ang isang recorder na mailipat ang ilang minuto, hindi ito isang kapalit ng pagkuha ng tala. Kung itatala mo ang pagpupulong, tingnan kung ang lahat ng naroroon ay sumasang-ayon at huwag sumuko sa tukso na isalin ang salitang salita.
- Ang pag-aaral ng maikling salita ay magpapabilis sa proseso ng pagkuha ng tala, ngunit hindi kinakailangan upang maisulat ang bawat salita upang makabuo ng mga minuto. Sa katunayan, dapat mong iwasan ang paggawa nito.
- Kung hihilingin sa iyo na gumawa ng mga tala sa publiko sa panahon ng pagpupulong, gumamit ng isang projector o isang presentasyon na madali at dalhin ang mga tala sa bahay pagkatapos na hindi malabo ang mga ito, upang magamit mo ang mga ito upang ipasok ang mga minuto.
Bahagi 2 ng 4: Pagkuha ng Mga Tala Tungkol sa Pagpupulong
Magbigay ng listahan ng pagdalo. Kapag naroroon na ang lahat, ipamahagi ang isang piraso ng papel (o higit pa, para sa mas malalaking pagpupulong) na may puwang para sa bawat tao na magsulat ng kanilang pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay. Maaari mong gamitin ang listahang ito pagkatapos ng pagpupulong upang punan ang seksyon ng mga regalo ng iyong modelo o ilakip ang listahang iyon mismo sa kumpletong minuto.- Kung hindi mo alam ang marami sa mga naroroon, gumuhit ng isang talahanayan ng mga lugar at punan ito habang hinihiling sa bawat isa na ipakilala ang kanilang sarili. Panatilihing madaling gamitin ito kapag gumagawa ng isang tala upang maaari mong tawagan ang mga tao sa kanilang pangalan kapag naaangkop, tulad ng tatalakayin sa ibaba.
Punan ang karamihan ng iyong template hangga't maaari. Habang hinihintay mo ang pagsisimula ng pagpupulong, isulat ang pangalan ng samahan, ang petsa at lugar ng pagpupulong at ang uri (hal. Lingguhan, espesyal na pagpupulong ng komite, atbp.). Kapag nagsimula ito, itala ang oras ng pagsisimula.
- Kung wala kang isang template, itala ang impormasyong iyon sa tuktok ng iyong mga tala.
- Kung ang pagpupulong ay tinawag para sa isang espesyal na layunin o sa isang espesyal na oras, i-save ang tala na ipinadala upang ipagbigay-alam sa mga kasapi at ilakip ito sa mga minuto pagkatapos mailipat ang mga ito.
Isulat ang resulta ng unang kilos. Karamihan sa mga pormal na pagpupulong ay magsisimula sa isang mosyon na magpatibay ng isang agenda, kaya't ang hakbang na ito ay gagamitin ang pamamaraang ito bilang isang halimbawa. Kung ang pagpupulong ay nagsisimula sa ibang paggalaw, isulat ang lahat ng impormasyong nauugnay dito:
- Ang paggalaw ay karaniwang binabaybay simula sa "ipapanukala ko". Karaniwan "Iminumungkahi ko ang pag-aampon ng agenda na ito".
- Ang pangalan ng nagpanukala (ang taong nagpanukala ng mosyon).
- Ang resulta ng boto. Kung positibo ito, isulat ang "paggalaw na tinanggap". Kung hindi man, isulat ang "kilos tinanggihan".
- Maaari kang humiling ng mas mahabang galaw na maipapadala sa pagsulat kung hindi mo masulat nang maayos ang mga ito. Kung madalas ang problemang ito, tanungin sa pagitan ng mga pagpupulong kung ang patakarang ito ay maaaring gawing opisyal para sa mga paggalaw na may higit sa isang tiyak na bilang ng mga salita.
- Kung nailahad mo ang agenda, maaari kang maging tagataguyod ng kilos na iyon at ang sekretaryo ng mga minuto. Walang problema sa pagrehistro ng iyong sariling mga pagkilos, hangga't mananatili kang layunin.
Isulat ang anumang iba pang mga paggalaw na lilitaw sa panahon ng pagpupulong. Makinig ng mabuti sa lahat ng mga talakayan, subalit, maliban kung may ibang itinuro, huwag itala ang mga ito. Kapag gumawa ng isang bagong kilos, isulat ang nauugnay na impormasyon.
- Tandaan na ang bawat paggalaw ay dapat na may kasamang eksaktong mga salita, ang pangalan ng nagpanukala at ang resulta ng boto.
- Ang ilang mga galaw ay kailangang suportahan bago magpatuloy sa pagboto. Kung may magsabi ng "Sinusuportahan ko ang mosyon" o katulad nito, isulat ang pangalan ng taong iyon bilang isang tagasuporta.
- Kung hindi mo alam ang pangalan ng tagapagtaguyod o kailangan mo ng paggalaw na paulit-ulit, abalahin ang pagpupulong nang magalang upang magtanong. Ang pagsulat nang tama ng impormasyon ay sapat na mahalaga upang mag-garantiya ng isang maliit na pagkagambala.
- Kung ang isang mosyon ay tumatanggap ng isang susog, baguhin lamang ang mga salita ng paggalaw sa iyong mga tala. Hindi kinakailangang tandaan na naganap ang isang susog, maliban kung ito ay kontrobersyal at pumupukaw ng maraming talakayan.
Makinig sa mga ulat at kumuha ng mga kopya ng mga ito. Kailan man basahin nang malakas ang isang ulat, balita o katulad nito, gumawa ng tala ng pangalan ng dokumento at kung sino ang nagbabasa nito o ang subcommite na bumubuo nito. Kung ang isang paggalaw ay sumusunod sa pagbabasa, itala ito tulad ng nais mo sa iba pa.
- Mas praktikal na makakuha ng isang kopya sa pagtatapos ng pagpupulong. Gumawa ng isang tala upang tanungin ang mambabasa o ang pinuno ng pulong para sa isang kopya sa paglaon at ilakip ang kopya na iyon sa mga na-transcript na minuto.
- Kung walang magagamit na mga kopya, tandaan kung saan itinatago ang orihinal na dokumento. Maaaring kailanganin mong hilingin para sa impormasyong ito pagkatapos ng pagpupulong.
- Kung ang isang miyembro ay gumawa ng isang oral report sa halip na basahin ang isang dokumento, sumulat ng isang maikling at layunin na buod ng ulat nang hindi na detalyado o binabanggit nang literal ang tagapagsalita.
Itala ang mga aksyon na ginawa o na-flag. Kasama rito ang pagsuri sa mga gawaing nakatalaga sa huling pagpupulong at mga bagong pagkilos. Mayroon bang nanatili upang magsulat ng isang liham? Isulat ang pangalan at tagubilin ng tao.
- Nakasalalay sa pormalidad ng pagpupulong, marami sa mga pagkilos na ito ay maaaring mapailalim sa pag-uuri ng "mga galaw". Sa mga hindi gaanong pormal na pagpupulong, maaaring kailanganing buksan ang iyong tainga para sa hindi gaanong malinaw na maayos na mga desisyon.
- Maikling banggitin ang pangangatuwiran sa likod ng isang desisyon, kung ang isa ay bibigyan.
Itala ang lahat ng mga punto ng pagkakasunud-sunod at pagpapasya. Kailan man magagawa ang pagtutol sa isang pamamaraan, isulat ang kumpletong pagtutol at ang batayan nito, pati na rin ang buong desisyon na ginawa ng pangulo.
- Isama ang anumang mga sanggunian sa Mga Panuntunan ng Order ng Robert, mga patakaran ng samahan o protokol ng kumpanya.
Isulat lamang ang mga buod ng mga talakayan kung hiniling. Opisyal, naitala ng minuto kung ano tapos na, hindi kung ano ang sinabiGayunpaman, tuparin ang anumang mga tukoy na kahilingan na ibinibigay sa iyo ng samahan.
- Kapag nagtatala ng mga talakayan, maging hangarin hangga't maaari. Magsama ng mga tiyak na puntos, hindi mga opinyon, at i-minimize ang paggamit ng mga pang-uri at pang-abay. Ang iyong layunin ay upang sumulat sa isang tuyo, makatotohanang at nakakapagod na paraan!
- Huwag magbigay ng mga pangalan sa mga tao habang buod ng talakayan. Lalo na mahalaga na huwag gawin ito sa maiinit na talakayan na maaaring makasakit sa iyo.
Itali ang mga dulo sa pagtatapos ng pagpupulong. Isulat ang oras na natapos ito at tandaan na makakuha ng mga kopya ng mga ulat o ipaalala sa isang tao na ipadala ang mga ito sa iyo.
- Tingnan ang iyong mga tala upang makita kung may kulang o kailangan ng paglilinaw. Kung kailangan mong magtanong sa isang tao, gawin ito bago umalis ang tao.
Bahagi 3 ng 4: Paglalarawan ng mga minuto
Simulan ang prosesong ito sa lalong madaling panahon. Mahusay na mailipat agad ang opisyal na minuto pagkatapos ng pagpupulong, kung kailan magiging sariwa pa rin sa iyong isipan ang mga kaganapan.
Gumamit ng isang computer upang mag-type ng mga tala para sa pagpupulong. Maaaring nagawa mo na ito kung gumamit ka ng isang notebook. I-save ang iyong mga tala at magsimula ng isang bagong dokumento para sa mga minuto, upang maaari mong ihambing ang dalawang bagay na magkatabi.
I-format ang iyong mga tala sa nakaayos na mga talata. Ang bawat bagong kilos, desisyon o punto ng pagkakasunud-sunod ay dapat na nasa sariling talata. Kapag pino-format ang mga ito, tiyaking:
- Gumamit ka ng wastong spelling at grammar. Gumamit ng isang spell checker kung kailangan mo.
- Ginamit niya ang parehong panahunan sa buong teksto. Gumamit ng perpektong nakaraang panahunan o sa kasalukuyan, ngunit huwag kahalili ang mga ito sa parehong dokumento.
- Ito ay hangarin hangga't maaari. Ang iyong opinyon ay hindi dapat lumitaw sa mga minuto, dahil naghahanap ka upang lumikha ng isang layunin na record na maaaring magamit ng lahat.
- Gumamit siya ng simple at tumpak na wika. Ang anumang malabo na wika ay dapat mapalitan ng mga tumpak na salita, at ang mga naka-adorno na paglalarawan ay dapat na alisin.
- Nagsasama lamang ito ng mga aksyon na ginawa, hindi ang mga talakayan. Maliban kung tatanungin ka upang isulat ang mga talakayan, tumuon sa kung ano iyon tapos na, hindi kung ano ang sinabi.
- Binilang niya ang mga pahina para sa madaling sanggunian.
Ipamahagi ang isang draft ng mga minuto sa mga miyembro. Magpadala ng isang kopya sa bawat isa gamit ang impormasyon sa pakikipag-ugnay sa sheet ng pagdalo. Kung wala kang impormasyong ito, dapat makipag-ugnay sa iyo ang namumuno sa pagpupulong.
Kumuha ng pag-apruba ng mga minuto. Maaari kang hilingin na basahin ito nang malakas sa susunod na pagpupulong at ipadala ito para sa pag-apruba. Kung naipasa ang mosyon, isulat ito.
- Kung ang mga minuto ay naitama bago tanggapin, gumawa ng mga pagbabago sa dokumento at ipahiwatig sa dulo na ang mga minuto ay naitama nang hindi inilalarawan ang mga tukoy na pagwawasto.
- Kung ang isang paggalaw ay ginawa upang itama ang mga minuto pagkatapos na maaprubahan ang mga ito, isama ang eksaktong mga salita ng paggalaw na iyon sa mga nauugnay na minuto at kung ito ay naaprubahan o hindi.
Bahagi 4 ng 4: Paggamit ng isang template ng mga minuto ng pagpupulong
Pumunta sa isang site ng template ng pulong. Ang mga paunang nagawang template ay makatipid ng oras para sa pag-aayos ng mga minuto at makakatulong na maiwasan ang mga pagkakamali.
Gumugol ng oras sa pagtingin sa bawat site. Gamitin ang kanilang mga tampok sa paghahanap at dumaan sa mga pagpipilian upang mahanap ang pinakamahusay para sa iyo.
- Kung kailangan mo ng isang tukoy na modelo, tulad ng pangkalahatan o pamantayan, maghanap sa mga website para sa iyong mga tukoy na pangangailangan at i-download ang mga modelo sa pamamagitan ng pag-click sa naaangkop na mga pindutan. I-save ang mga ito sa isang madaling hanapin na lokasyon upang hindi mo mawala ang mga ito.
Buksan ang file. Pagkatapos i-download ito, i-unzip ito at buksan ito sa Microsoft Word o Excel. Upang mapabuti ang kalidad at kadalian ng paggamit, gamitin ang pinakabagong bersyon ng Microsoft Word, dahil ang pagpapanatiling ito hanggang sa kasalukuyan ay magpapadali at magbibigay-daan sa iyo na samantalahin ang mga bagong tampok.
Idagdag ang logo ng iyong kumpanya at copyright sa header. Tanggalin ang sample na logo, ngunit hindi nang hindi muna binabasa ang mga tuntunin ng paggamit kung saan mo nakuha ang modelo. Kung sabagay, hindi na kailangan ng mga ligal na problema, di ba?
Palitan ang pamagat. Sa lugar ng pamagat, i-highlight ang mga salitang "Pagpupulong / Pangkat" at isulat ang pamagat ng iyong minuto.
Baguhin ang tema (opsyonal). Upang gawing mas maganda at mas propesyonal ang modelo ng iyong minuto, isaalang-alang ang pagbabago ng mga kulay o pagpili ng isang handa nang tema. Madali ito: hanapin ang tab na "layout ng Pahina" at sundin ito sa seksyong "Mga Kulay at tema". Doon, maaari mong ipasadya ang hitsura ng iyong modelo at kahit na gawin itong tumutugma sa mga kulay ng logo ng iyong kumpanya.
Pangalanan ang mga seksyon ng template. Dapat mayroong maraming mga pangalan ng patlang sa buong modelo. Maaaring kailanganin mo ng higit pa o mas kaunti, o hindi mo pa rin gusto kung paano pinangalanan ang mga seksyon. Ipasadya ang mga ito upang matugunan ang iyong mga pangangailangan sa pagpupulong.
I-save ang template sa iyong kuwaderno upang maihatid mo ito sa mga pagpupulong at magsimulang gumawa ng minuto. Kung patuloy kang gumagamit ng Microsoft Office, ang mga bagay ay magiging mabilis at madali at maaari mong sundin ang pagpupulong kahit na mas organisado at mas tumpak kaysa dati. Bilang kahalili, maaari mong mai-print ang iyong template upang isulat ito sa pamamagitan ng kamay, ngunit panatilihin ang taas ng mga patlang upang mailagay mo ang maraming impormasyon hangga't kailangan mo.
Suriin ang iyong modelo. Binabati kita! Kumpleto na ang template ng iyong mga minuto ng pulong. Ang iyong pagiging produktibo at kawastuhan sa panahon ng mga pagpupulong ay inaasahang tataas nang mabilis, ngayong mayroon kang isang modelo upang gabayan ka at ayusin ang iyong mga saloobin. Tulad ng anumang proyekto, suriin ang mga detalye upang makita kung may nawawala o nakalilito. Kapag natitiyak mo na ang lahat ay maayos, natapos mo na ang iyong modelo at magiging handa para sa mga susunod na pagpupulong.
Mga Tip
- Ipasok ang minuto agad matapos ang mga pagpupulong, dahil pinakamahusay na panatilihin ang mga ito habang ang mga kaganapan ay sariwa pa rin sa isip. Mahalaga rin para sa mga kalahok na makakuha ng isang kopya ng mga aksyon na kailangan nilang gawin sa lalong madaling panahon matapos ang pagpupulong.
- Umupo nang mas malapit hangga't maaari sa pinuno ng pagpupulong upang marinig mo ang lahat at humiling ng paglilinaw nang hindi mo kailangang itaas ang iyong boses.
- Itago ang mga minuto sa file sa isang ligtas na lugar.
- Hilingin sa mga tao na isulat ang kanilang mga galaw upang hindi nila mairehistro ang mga ito on the spot.
- Huwag matakot na makagambala at humingi ng paglilinaw anumang oras.
- Napakahalaga ng mga minuto: itatago ito at maaaring magamit makalipas ang mga taon. Kung ang isyu ay ligal, halimbawa, ang reputasyon ng isang tao ay maaaring depende sa minuto.
- Basahin ang ilang bahagi ng Nai-update na Mga Panuntunan sa Order ng Robert, sa partikular na seksyon na nagsasalita tungkol sa pagiging isang kalihim.
- Isulat ang mga bagay kapag nangyari ito. Kung ang parehong paksa ay lumalabas nang dalawang beses, huwag itong pagsamahin.
Mga babala
- Huwag maglagay ng masyadong maraming mga detalye sa mga minuto. Kahit na hilingin sa iyo na magtala ng mga talakayan, panatilihin silang maikli at layunin hangga't maaari. Paghigpitan ang iyong sarili na mag-ulat lamang ng mga pangunahing puntong lumitaw, o masobrahan ka at punan ang mga dokumento ng hindi kinakailangang mga detalye.
- Ang mga personal na interpretasyon at damdamin ng taong responsable para sa mga minuto ay hindi dapat ipasok ang mga talaan.
- Kung ang bahagi ng pagpupulong ay kumpidensyal, hindi mag-ulat. Sa halip, isulat na "iniulat ng lupon na ang talakayan ay kumpidensyal. Samakatuwid hindi ito naitala."
- Kung hihilingin sa iyo na magtala ng isang kumpidensyal na talakayan, tulad ng isang pagpupulong sa pagitan ng isang abugado at ng iyong kliyente, gawin ito sa isang minuto hiwalay at ilayo ito sa pangkalahatang minuto ng pagpupulong. Markahan ito bilang kumpidensyal at linawin kung sino ang magkakaroon ng access dito.
