May -Akda:
Robert White
Petsa Ng Paglikha:
6 Agosto. 2021
I -Update Ang Petsa:
12 Mayo 2024
Nilalaman
Alam nating lahat na ang pagiging maayos sa trabaho ay mahalaga; kahit na, ito ay isang walang katapusang labanan para sa maraming mga tao. Maniwala ka o hindi, ang pananatiling organisado ay hindi nakakatakot sa isang gawain tulad ng tunog nito. Ang ilang mabilis na pagbabago sa mga ugali at patuloy na mga solusyon ay maaaring gawing mas madali ang prosesong ito kaysa sa iniisip mo.
Mga hakbang
Paraan 1 ng 4: Pamamahala sa Iyong Puwang at Oras
Subaybayan ang iyong mga aktibidad. Sa loob ng maraming araw, itala ang ilan sa iyong mga aktibidad sa isang talaarawan. Tutulungan ka nitong makita ang eksaktong ginagawa mo nang hindi mo namamalayan, at makakakuha ka ng paunang pakiramdam ng iyong mga pagkabigo sa organisasyon at pagiging produktibo. Bilang karagdagan, dapat mong isagawa ang ehersisyo na ito kasama ang iyong pangkalahatang mga layunin. Sa pamamagitan ng talaarawan ng aktibidad, makikita mo kung aling mga gawain ang maaaring mag-aksaya ng iyong oras at kung alin ang maaaring mag-ambag sa iyong mga layunin.
Tukuyin ang iyong mataas na mga iskedyul ng pagiging produktibo. Ang ilang mga tao ay produktibo sa umaga, habang ang iba ay naiinis sa ideya ng paggising ng maaga. Maaari kang magkaroon ng isang pakiramdam ng mga bahagi ng araw na gumawa ka ng mas mabunga. Hindi alintana ang iyong mga kagustuhan - gabi, umaga, oras ng tanghalian o bago o pagkatapos ng "oras ng pagmamadali" -, samantalahin ang mga panahong ito upang ma-maximize ang iyong pagiging produktibo.
Unahin ang iyong mga gawain. Alam nating lahat na ang ilang mga gawain ay mas mahalaga kaysa sa iba; gayunpaman, hindi namin palaging binibigyan sila ng sapat na priyoridad. Bumuo, halimbawa, isang system na nag-uuri ng mga gawain sa pamamagitan ng mga paalala na may kasamang mga tatak tulad ng mga watawat o bituin na may katapatan at kakayahang umangkop. Itago ang mga paalala na ito malapit sa iyong computer o desk, virtual man o pisikal. Italaga ang higit pa sa iyong oras at lakas sa nangungunang mga item sa priyoridad sa listahan. Ang mga halimbawa ay maaaring magsama ng mga gawain na may maikling mga deadline, tulad ng mga bagay na dapat mong maihatid sa pagtatapos ng araw o sa susunod na araw. Maaari mo ring unahin ang mga tugon sa mga customer, boss o iba pa na responsable para sa mga nabuong gastos. At, kung hindi ka sigurado kung gaano ka sensitibo o kahalagahan ng isang gawain, palaging isang magandang ideya na magtanong.
Kumpletuhin kaagad ang mga mabilis na gawain. Hindi lahat ng mga gawain ay kailangang unahin at naka-iskedyul para sa isang tukoy na oras.Ang pagpaplano o pag-iskedyul ng ilan sa mga ito ay maaaring tumagal ng mas maraming oras tulad ng pagkumpleto ng mga ito. Kung gayon, at makukumpleto mo kaagad ang mga gawaing ito, mag-enjoy! Ang pagharap sa mga hadlang na ito sa ganitong paraan ay makakatulong din sa iyo upang maiwasan ang pagpapaliban.
Pamahalaan ang kalat at mga materyales sa trabaho. Madaling lumipat ang aming mga talahanayan mula sa mga eksena ng karamdaman hanggang sa mga eksena ng pagkawasak na karapat-dapat sa mga pelikula - na nagpapahirap sa samahan. Ang ilang mga tao ay nagpapatakbo pa rin sa ilalim ng mahigpit na mga patakaran sa paglilinis. Bagaman hindi sila mahalaga, gumawa ng ilang mga hakbang upang linisin ang iyong workstation.
- Ipagpatuloy ang order. Itapon ang basura at sistematikong i-archive ang mga materyal na kailangan mo. Linisin ang kalat hangga't maaari: sa mga pahinga o sa pagitan ng mga gawain.
- Linisin kaagad ang dumi na nabubuo mo. Kaya, hindi ka na mag-aalala tungkol sa paglilinis sa ibang pagkakataon. Bukod dito, pipigilan nito ang kasalukuyang karamdaman na manatili sa iyong talahanayan sa hinaharap.
- Panatilihin sa iyong mga kamay ang mga suplay na kailangan mo. Malinaw na, hindi lahat ng bagay sa paligid mo ay tanda ng karamdaman. Ang pagkakaroon ng mga tool na magagamit mo ay nakakatipid ng iyong oras at mahusay na magagamit ang iyong mahalagang puwang.
Mga oras ng iskedyul para sa mga aktibidad at appointment. Ang ilang mga tao ay nag-iiskedyul lamang ng mga pagpupulong, ngunit hindi gumagawa ng mga listahan ng mga kinakailangang aktibidad. Ang pag-iskedyul ng pinakamahalagang gawain, pati na rin ang mga tipanan, ay maaaring maging kapaki-pakinabang. Maaari mo ring "pangkatin" ang mga partikular na gawain. Halimbawa: iskedyul lamang ng mga pagpupulong tuwing Martes at Huwebes. Panatilihin din ang libreng oras sa iyong kalendaryo upang magtabi ng oras ng paglikha para sa iyong sarili o upang mapaunlakan ang mga hindi inaasahang kaganapan.
- Gumamit ng isang agenda at isang kalendaryo. Ang mga tool na ito ay maaaring papel o virtual, sa anyo ng mga application tulad ng iCalendar at Google Now.
- Paghiwalayin ang iyong mga aktibidad sa mga kategorya. Ang pag-kategorya o paghiwalay ng mga aktibidad ayon sa kulay ay maaaring magbigay sa iyo ng mabilis na mga visual na paalala ng kung ano ang mahalaga. Ang mga kategoryang ito ay maaaring magsama, halimbawa: pagsusulatan, proyekto, kaganapan, pagpupulong, talakayan at kahit mga pahinga o oras para sa pisikal na pagsasanay.
- I-optimize ang iyong teknolohiya. Ang mga virtual na kalendaryo at mga platform ng email, tulad ng Outlook, ay maaaring pagsamahin ang iyong mga listahan ng dapat gawin, iyong mga contact at iyong mga address. Hindi lamang nito ginagawang mas mahusay ang lahat, ngunit na-optimize din nito ang iyong proseso ng pag-iisip.
- Kailanman posible, italaga ang mga gawain. Dahil sa tindi ng isang araw na trabaho, madaling kalimutan na hindi mo kailangang gawin ang lahat nang mag-isa. Ipagtalaga ang mga gawain sa isang katulong o, kung lalo kang napuno ng mga gawain sa bahay, hilingin sa isang kasamahan na gawin ka ng isang pabor at tumulong sa ilang mga gawain. Maaari mong gantimpalaan ang mga ito kapag ang lahat ay mas kalmado.
Paraan 2 ng 4: Pangangalaga sa iyong email nang sistematikong
Suriin ang iyong mga email sa naka-iskedyul na oras. Hindi lahat ay kailangang manatili sa kanilang inbox, dahil maraming mga mensahe na natanggap ay hindi gaanong kagyat. Kung nagtatrabaho ka sa isang lokasyon na hindi nangangailangan ng agarang mga tugon sa mga email, suriin ang iyong inbox sa mga naka-iskedyul na oras - mga tatlo o apat na beses sa isang araw.
Mga email sa archive. Samantalahin ang mga folder at label sa halip na ipaalam ang mga mensahe sa iyong inbox. Ang Outlook ay may mga folder at subfolder, habang ang Gmail ay may mga label at maraming magkakahiwalay na mga inbox. Kung ikaw ay isang mamamahayag, halimbawa, ang iyong mga folder ay maaaring tawaging "Kasalukuyang mga ulat", "Mga ulat sa hinaharap", "Mga lumang ulat", "Mga Panayam at Pinagmulan" at "Mga Kwento at Ideya".
- Tanggalin at i-archive. I-archive ang luma at mahalagang mail at tanggalin ang natitira. Sa halimbawa sa itaas, ang folder na "Old Reports" ay nagsisilbing file ng isang mamamahayag. Kapag sinimulan mong tanggalin ang mga lumang email message, magulat ka sa kung gaano karaming mga item ang pupunta sa basurahan at kung gaano karaming mga item ang naimbak. Ang ilang mga tao ay nais din na walang laman ang kanilang inbox - hindi iniiwan ang isang solong mensahe na hindi pa nababasa (o hindi iniiwan ang anumang mga mensahe sa kanilang inbox). Bilang karagdagan sa paggamit ng mga folder at label, maaari mong alisan ng laman ang kahon gamit ang function na "Archive", pagtanggal ng mga lumang email sa mga pahinga sa trabaho o paggamit ng mga aplikasyon sa pag-oayos ng account.
Kailan man ito ay pinaka mahusay, gumamit ng iba pang mga uri ng komunikasyon. Minsan, ang isang simpleng tawag sa telepono ay maaaring malutas ang isang isyu na mangangailangan ng palitan ng sampung mga email. Kung gayon, tawagan ang tao! Kung alam mo na ang pagpapalitan ng mga email ay bubuo ng isang talakayan o magsasangkot ng maraming mga mensahe, mas mahusay na makipag-usap sa telepono. Sa ganoong paraan, makakatanggap ka ng higit pang mga detalye, habang iniiwasan ang isang mahaba at mahabang talakayan sa pamamagitan ng mga elektronikong mensahe. Maaari ka ring magpadala ng isang email sa isang kasamahan at sabihin ang isang bagay tulad ng "Mayroon akong maraming mga katanungan para sa iyo sa paksang ito. Marahil dapat tayong makipag-usap sa bawat isa. Maaari ba kitang tawagan sa loob ng limang minuto?"
Limitahan ang mga pagkakagambala. Bagaman kapaki-pakinabang ang mga strategic break, ang mga pagkakagambala sa oras ng pagtatrabaho ay hindi. Maaari ka nilang pabagalin, sirain ang iyong takbo ng trabaho at mawala ka sa iyong pag-iisip. Kaya subukang gumamit ng mga espesyal na nakasulat at mga mensahe sa boses kapag alam mong masyadong abala ka. Ang mga kagamitang ito ay hindi kailangang gamitin lamang kapag wala ka sa opisina; maaari silang magamit kapag na-bogged ka sa mga gawain. Maraming tao rin ang gumagamit ng patakaran na "bukas na pinto" - ngunit hindi mo kailangang iwanang bukas ang iyong silid sa lahat ng oras. Maaari ka ring mag-iwan ng isang tala ng kaibigan sa pintuan, na nagsasabi ng tulad ng "Nasa kalagitnaan ako ng isang tawag" o "Ako ay abala. Mangyaring bumalik sa ibang pagkakataon o magpadala ng isang email".
Gamitin ang mga serbisyo ng "ulap". Ang serbisyong cloud (kilala rin bilang "cloud computing") ay maaaring isaalang-alang, dahil ito ay mas mura, nasusukat, mahusay at madaling ma-update. Ang nilalamang ginawang magagamit ng mga ulap na ito ay maaaring maging lalong kapaki-pakinabang, dahil mai-access mo ito sa iba't ibang mga aparato: computer, tablet, smartphone atbp. Nagsisilbi din ang cloud storage bilang pangunahin o pangalawang paraan upang makagawa ng mga digital backup. Kumunsulta sa taong responsable para sa IT o software sa iyong lugar ng trabaho. Maaari kang magkaroon ng isang halaga ng libreng puwang sa mga ulap (o maaari mo ring bilhin ang puwang na iyon para sa maliit na taunang bayad).
Gumamit ng mga paborito sa internet. Ginagawang posible ng mga pinakamahusay na browser na mag-bookmark - kapag nai-save at naayos mo ang mga email address na madalas mong bisitahin para sa madali at mabilis na pag-access. Samantalahin ang mga ito, upang hindi mo kalimutan ang tungkol sa mahahalagang mga website na naglalaman ng mga balita o impormasyon sa industriya.
Paraan 3 ng 4: Sinasamantala ang oras
Iwasang magsanay ng maramihang mga gawain nang sabay-sabay. Kaugnay nito, karamihan sa mga eksperto ay may magkatulad na opinyon. Bagaman mukhang mabilis at cool ito sa TV, ang sabay-sabay na pagsasanay ng maraming gawain ("multitasking" o "multitasking") ay hindi mabisa at maaaring makapinsala sa iyong pagiging epektibo sa organisasyon. Piliin na italaga ang iyong kumpletong pansin sa isang gawain nang paisa-isa; tapusin ito at magpatuloy sa susunod na item sa listahan.
Lumikha ng isang iskedyul o isang kalendaryo para sa iyong sarili. Sa kasamaang palad, karamihan sa mga trabaho ay hindi hinihiling sa iyo na iiskedyul ang lahat sa iyong araw na partikular. Gayunpaman, ang pagpapanatili ng isang pangunahing iskedyul ng mga highlight at ang pinakamahalagang mga kaganapan at gawain ng araw ay maaaring maging kapaki-pakinabang.
- Magtakda ng mga limitasyon sa oras para sa ilang mga aktibidad. Ang ilang mga gawain ay hindi nangangailangan ng mga limitasyong ito, ngunit ang iba ay dapat na may mga parameter ng oras upang mapabuti mo ang iyong pagiging produktibo. Isipin ang pang-araw-araw na mga aktibidad na may posibilidad na tumagal ng mas mahaba kaysa sa dati - at bigyan sila ng mga tukoy na deadline sa hinaharap.
- Magtabi ng labis na oras para sa iba pang mga aktibidad. Ang ilang mga aktibidad - tulad ng maaaring natutunan mula sa karanasan - ay may posibilidad na magtapos ng nangangailangan ng mas maraming oras kaysa sa inaasahan; gayunpaman, ito ay hindi kinakailangang isang masamang bagay. Itabi, halimbawa, dagdag na oras bago at pagkatapos upang maisagawa ang mga ganitong uri ng gawain (at lalo na para sa mahahalagang kaganapan at pagpupulong).
Gumamit ng isang stopwatch app, isang pisikal na stopwatch o isang alarma. Ang mga tool na ito ay maaaring maging epektibo kapag matipid na ginagamit. Ang ilang mga tao ay nais na itakda ang kanilang mga alarma nang 10, 15 o 30 minuto nang maaga, upang makatanggap ng mga paunang babala at upang maghanda para sa isang aktibidad. Maaari mo ring gamitin ang mga paalala.
Iwasang ipagpaliban ang iyong mga aktibidad. Tanungin ang iyong sarili kung ang pagpapaliban na ito ay ganap na kinakailangan, o kung ito ay isang halimbawa lamang ng pagpapaliban. Kung sa palagay mo ay nagpapaliban ka, huwag ipagpaliban ang gawain - tapusin ito nang sabay-sabay! Gayunpaman, kapag hindi maiiwasan ang pagpapaliban sa isang aktibidad, kabisaduhin ang punto kung saan mo ito ginambala at magtakda ng isa pang tukoy na oras upang matapos ito. Ang isa pang pagpipilian ay upang lumikha ng isang plano na maaaring mangyari. Halimbawa: kung kailangan mong kanselahin ang isang harapan na pagpupulong, maaari kang tumawag (sa pamamagitan ng audio at / o video) kasama ang tao.
Paraan 4 ng 4: Pangangalaga sa iyong kalusugan sa pisikal at mental
Magpahinga. Mahalagang magkaroon ng mga mental break upang manatili kang malusog at mabunga. May posibilidad kaming maging lubog sa trabaho at kung minsan ay hindi kami nagpapahinga - napakahalaga. Ang mga pahinga na ito ay nagbibigay sa amin ng natitirang kailangan namin at pagbutihin ang aming pagiging produktibo, ngunit pinapayagan din kaming umatras at tanungin ang aming sarili kung ginagamit namin ang aming oras nang mas mahusay hangga't maaari.
Mas maganda ang tulog. Kung hindi kami nakakatulog nang maayos, maaari kaming masindak, pagod o walang listahan sa susunod na araw, na maaaring makapahina sa kahusayan at sa aming mga plano sa trabaho. Plano na magpahinga ng hindi bababa sa pito o walong hindi nagagambalang oras sa isang gabi.
Huwag ihambing ang iyong sarili sa iyong mga katrabaho. Ang gawain ng karamihan sa mga taong ito ay naiiba sa atin, at lahat sila ay may magkakaibang pamamaraan ng samahan. Ang isang paraan na may katuturan at mahusay para sa isang taong kakilala mo ay maaaring hindi pinakamahusay para sa iyong gawain, at sa kabaligtaran.
Tanggapin na ang samahan ay isang patuloy na proseso. Huwag asahan na maging perpekto. Ang samahan ay tuloy-tuloy at nangangailangan ng patuloy na pansin. Hindi ka magiging ganap na maayos sa araw-araw; gayunpaman, ang isang maliit na order ay maaaring gumawa ka ng mas epektibo.
