Nilalaman

• Mga hakbang
• Mga Tanong at Sagot sa Komunidad

Iba Pang Mga Seksyon

Ang mga minuto ng corporate ay madalas na hinihiling ng batas. Maraming mga estado ang nangangailangan ng mga korporasyon at iba pang mga entity ng negosyo na panatilihin ang mga minuto ng kanilang pagpupulong ng shareholder o direktor. Ang mga minuto ng corporate ay maaari ding maging susi sa ilang mga demanda, lalo na kung saan ang mga direktor ay kasuhan para sa kanilang mga desisyon sa negosyo. Upang maayos na magsulat ng mga minuto, kailangan mong kumuha ng detalyadong mga tala sa panahon ng pagpupulong. Pagkatapos, dapat kang umupo sa lalong madaling panahon upang ma-draft ang mga minuto. Bago maging panghuli ang mga minuto, ang Board of Directors ay maaaring kailanganin upang aprubahan ang mga ito.

Mga hakbang

Bahagi 1 ng 3: Pagkuha ng Mga Tala Sa panahon ng Pagpupulong

1. 

   Tandaan ang mga detalye tungkol sa pagpupulong. Bago magtungo sa pagpupulong, maaari mong isulat ang mga kinakailangang detalye tungkol sa pagpupulong, na dapat mong isama sa iyong nai-type na minuto. Tandaan ang sumusunod:
   • buong pangalan ng iyong kumpanya
   • petsa at oras ng pagpupulong
   • lokasyon ng pagpupulong

2. 

   
   
   Isulat kung sino ang dumadalo. Kakailanganin mo ang isang buong listahan ng mga taong dumadalo sa pagpupulong. Isulat din ang mga kasapi na wala. Isama ang anumang mga panauhin o consultant na naimbitahan.
   • Tandaan ang anumang huli na pagdating o ang oras kung kailan ang isang tao ay umalis nang maaga sa pagpupulong.
   • Isulat din kung sino ang namamahala sa pagpupulong at kung mayroong isang korum na naroroon.

3. 

   
   
   Itala ang layunin ng pagpupulong. Maraming mga kadahilanan kung bakit magkakaroon ka ng pagpupulong. Ang ilan sa mga mas karaniwang kadahilanan ay ang mga sumusunod:
   • taunang pagpupulong para sa mga direktor at shareholder
   • pagpupulong upang matukoy ang pagkuha ng empleyado
   • pagpupulong upang talakayin ang kabayaran
   • anunsyo ng mga bagong opisyal
   • isyu ng stock
   • talakayan ng aktibidad sa pananalapi, tulad ng isang bagong bangko o linya ng kredito

4. 

   
   
   Tandaan kung ang mga naunang minuto ay tinanggap. Pangkalahatan, ang unang item sa agenda ay tatanggapin ang mga minuto mula sa naunang pagpupulong. Dapat mong ipamahagi ang mga ito nang maaga sa lahat. Isulat ang boto.
   • Kung may tumututol sa minuto, maaaring maganap ang talakayan. Kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago, tandaan kung ano ang dapat mong baguhin.

5. 

   Gumawa ng mga tala ng talakayan sa mga item sa agenda. Ang mga minuto ng corporate ay dapat ding maglaman ng isang buod ng talakayan sa bawat item sa agenda. Dapat mong piliin ang iyong mga salita nang maingat habang sinusulat mo ang sinasabi ng mga tao. Nais mong maging tumpak, kaya't makinig ng mabuti.
   • Iwasang subukang alisin ang isang salitang-salitang salin. Halimbawa, maaaring magtalo ang isang tao sa loob ng limang minuto na ang isang iminungkahing patakaran ay mali para sa negosyo. Sapat na tandaan na hindi sila sumang-ayon sa patakaran at upang madaling kilalanin ang dahilan.
   • Tandaan kung anong mga dokumento ang tinitingnan ng mga dumalo. Isulat ang pangalan ng dokumento at ang petsa nito. Dapat ay mayroon ka ring isang kopya ng dokumento upang ilakip sa mga minuto.

6. 

   Itala ang boto sa mga item. Kung ang pulong ay nagsasangkot ng pagboto sa mga item sa agenda, kung gayon ang mga minuto ay dapat sumasalamin sa boto. Tandaan din ang mga abstention (mga taong tumanggi na bumoto).
   • Pangkalahatan, karamihan sa mga resolusyon ay aangkin nang buong pagkakaisa. Gayunpaman, dapat mong tandaan ang mga pangalan ng anumang mga hindi sumang-ayon.
   • Halimbawa, maaari kang sumulat: “Pinagtibay ang resolusyon. Hindi pagsang-ayon: Jones. Abstention: Mathers, Johnson. ”

7. 

   Itala ang pagkaantala. Isulat ang oras na ipinagpaliban ito ng nagpapatakbo ng pulong. Kung tinalakay ng mga miyembro kung kailan ang susunod na pagpupulong gaganapin, pagkatapos ay tandaan din ang impormasyong iyon.
   • Halimbawa, maaari mong isulat, "Ang susunod na pagpupulong ay naka-iskedyul para sa Hulyo 1, 2016, oras at lugar na matutukoy. Ang pagpupulong ay ipinagpaliban ng 6:16 pm. ”

Bahagi 2 ng 3: Pagta-type ng Iyong Minuto

1. 

   I-type ang mga minuto sa lalong madaling panahon. Maaaring kumuha ka ng mga sulat-kamay na tala habang nakaupo sa pulong. Kahit na nai-type mo ang iyong mga tala, maaari mo lamang nahuli ang mga pangungusap na fragment. Sa lalong madaling panahon, umupo at mag-type ng mas kumpletong minuto.
   • Tandaan na gumamit ng pamantayang balarila at kumpletong mga pangungusap. Halimbawa, “Mr. Tumutol si Smith sa bagong linya ng kredito ”ay katanggap-tanggap. Ang "Smith no on credit" ay hindi.
   • Mayroong mga template ng pulong sa korporasyon na magagamit online. Maaaring gusto mong tingnan ang mga ito kung kailangan mo ng tulong sa pag-uunawa kung paano ayusin ang iyong mga minuto.

2. 

   Tukuyin kung kailan gaganapin ang pagpupulong. Sa tuktok ng iyong pahina, isama ang kung saan, kailan, at sino ang dumalo o wala. Tandaan din ang anumang mga panauhin at sinulat ang mga minuto para sa pagpupulong.
   • Halimbawa, maaari kang sumulat: "Mga minuto ng isang regular na pagpupulong ng lupon ng Mga Direktor ng Kumpanya ng ABC, gaganapin Enero 22, 2017 sa 1245 Corporate Avenue. Ang mga sumusunod na direktor ay naroroon: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Ang mga sumusunod na direktor ay wala: Clinton. Ang mga sumusunod na panauhin ay naroroon: Michael Matthews, CPA. Minuto na naitala ni J. Allen. ”

3. 

   Tandaan kapag ang pagpupulong ay tinawag upang mag-order. Estado kung sino ang tumawag sa pagpupulong upang mag-order at kinilala ang pagkakaroon ng isang korum. Sabihin din ang oras.
   • Halimbawa, "Tinawag ni Chair Abrams ang pagpupulong upang mag-order sa ganap na 6:15 ng gabi at nabanggit ang pagkakaroon ng isang korum. Ipinakilala niya ang mga panauhing dumalo. "

4. 

   Sabihin kung ang naunang mga minuto ay pinagtibay. Halimbawa, maaari kang sumulat: "Sa paggalaw na ginawa, ikalawa, at dinala, inaprubahan ng Lupon ang dating naipamahagi na mga minutong pinetsahan."

5. 

   Tandaan ang anumang mga ulat o presentasyong ibinigay. Ang ilang mga ulat ay ibinibigay sa bawat pagpupulong. Gayunpaman, maaari ka ring magkaroon ng isang espesyal na pagtatanghal na nauugnay sa isang item sa agenda. Kilalanin ang sumusunod:
   • Sino ang nagbigay ng presentasyon o ulat. Kilalanin din ang kanilang pamagat. Ang ilang mga pagtatanghal ay ibinibigay ng mga panauhin, at ang mga minuto ay dapat na ganap na ipakita ang kanilang pagkakakilanlan.
   • Tungkol sa kung ano ang pagtatanghal o ulat.
   • Kung ang nagtatanghal ay tumugon sa mga katanungan na tinanong.
   • Kung ang isang ulat ay inalok para sa pag-aampon ng lupon, tandaan kung mayroong talakayan at kung ito ay pinagtibay. Halimbawa, "Matapos ang isang maikling talakayan tungkol sa mga isyu, isinagawa ang isang mosyon upang tanggapin ang ulat sa pananalapi, na ikalawa at naipasa."

6. 

   Ibuod ang talakayan ng mga item sa agenda. Maaaring magpasya ang lupon na magpatibay ng isang resolusyon o gumawa ng pagkilos sa ilang iba pang item sa agenda. Dapat mong buod ang talakayan ng mga kasapi. Tandaan din ang boto sa bawat item.
   • Gumamit ng simpleng wika. Iwasan ang mga hindi kinakailangang salita at adjective, na kalat ng minuto. Halimbawa, “Mr. Si Smith ay hindi sumang-ayon kay Ms. Jones "ay mas gusto kaysa sa" Mr. Mahigpit na hindi sumang-ayon si Smith kay Ms. Jones. "
   • Wastong makilala ang mga dokumento na sinusuri ng mga dumalo. Halimbawa, "Inaprubahan ng Lupon ang mga iminungkahing pagdaragdag sa patakaran ng kontrahan ng interes" ay hindi malinaw. Sa halip, kilalanin ang dokumento: "Unanimous inaprubahan ng Lupon ang panukalang‘ Addition to Conflict Reporting ’na may petsang Hunyo 1, 2016, isang kopya nito na ipinamahagi bago ang pagpupulong."

7. 

   Magbigay ng mas buong tala sa mahahalagang item ng agenda. Ang ilang mga item ng agenda sa korporasyon ay mas mahalaga kaysa sa iba. Mahalaga ang mga ito dahil ang mga paghabol sa hinaharap ay maaaring lumabas mula sa desisyon ng lupon. Tratuhin ng mga abugado at hukom ang iyong mga minuto bilang isang tumpak na paglalarawan kung paano kumilos ang lupon. Upang maprotektahan ang board, dapat kang magbigay ng karagdagang detalye.
   • Ang mga pagsasama-sama at mga acquisition, stock buybacks, at iba pang mga makabuluhang desisyon ay mangangailangan ng mas maraming detalye. Maaaring kasuhan ang mga direktor dahil sa maling paggamit ng kanilang paghuhusga sa negosyo.
   • Ang mga miyembro ng lupon ay madalas na kumunsulta sa mga eksperto o repasuhin ang mga ulat / pag-aaral bago magpasya sa mga bahaging ito. Ang iyong minuto ay dapat na sumasalamin na ang isang ekspertong pagtatanghal ay ginawa o na namamahagi ka ng mga pag-aaral o ulat sa mga miyembro ng lupon bago ang pagpupulong.
   • Dapat mo ring tandaan na ang sapat na oras ay ibinigay sa talakayan at ang lupon ay kumilos sa isang tulad ng negosyo.
   • Tandaan kung tinalakay ng lupon ang mga kahalili sa ipinanukalang kurso ng pagkilos. Ibuod kung bakit tinanggihan o pinagtibay ng lupon ang kahaliling kurso ng pagkilos.

8. 

   Magdagdag ng natitirang impormasyon. Tandaan ang sumusunod, kung saan naaangkop, sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod kung saan nangyari ito sa pagpupulong:
   • Mga Anunsyo Ang Tagapangulo o iba pang mga miyembro ay maaaring gumawa ng mga anunsyo tungkol sa paparating na mga pagpupulong o iba pang mga isyu.
   • Executive session. Sabihin kung ang lupon ay nagpunta sa sesyon ng ehekutibo matapos na umalis ang mga tauhan at panauhin.
   • Adjournment. Halimbawa, maaari kang sumulat ng, "Walang karagdagang negosyo, naantala ang pagpupulong ng 7:55 pm."

9. 

   Ikalat ang iyong draft minuto. Kailangang suriin ang iyong draft.Sundin ang patakaran ng iyong korporasyon. Halimbawa, maaaring kailangan mong ipakita ang iyong draft sa Pangkalahatang Payo o ang Punong Opisyal ng Pinansyal. Maaari silang gumawa ng mga puna, na dapat mong isama.
   • Maaaring kailanganin mong ipamahagi ang draft sa isang mas malawak na pangkat ng pamamahala, na maaari ring magkaroon ng mga komento.
   • Sa wakas, ibabahagi mo ang mga minuto sa buong board, dahil magboboto sila sa mga minuto para sa susunod na pagpupulong.

10. 

    Iwasang gumawa ng mga pagbabago sa huling minuto. Kapag naaprubahan ng lupon, ang minuto ay pangwakas. Dapat mong iwasan ang paggawa ng mga pagbabago sa kanila. Iminumungkahi ng ilang eksperto na maaari kang gumawa ng mga menor de edad na pag-edit, tulad ng pag-aayos ng mga error sa pagbaybay. Gayunpaman, talagang hindi kinakailangan na iwasto ang mga typo at iba pang maliliit na error maliban kung pipigilan nila ang isang tao na maunawaan kung ano ang nakasulat.
    • Hindi mo dapat baguhin ang anumang bagay na mahalaga. Kung nais ng isang miyembro ng lupon na gumawa ng pagbabago sa naaprubahang minuto, sabihin sa tagapangulo ng lupon.

11. 

    Itabi ang iyong naaprubahang minuto. Hindi mo kailangang i-file ang iyong mga minuto ng corporate sa iyong estado. Gayunpaman, marahil ay dapat mong iimbak ang mga ito sa iyong iba pang mga tala ng korporasyon, tulad ng iyong mga batas at artikulo ng pagsasama. Panatilihin ang mga minuto nang hindi bababa sa pitong taon o marahil nang walang katiyakan, depende sa iyong panloob na mga patakaran.
    • Kung ang iyong minuto ay nagsama ng isang dokumento sa pamamagitan ng sanggunian, ikabit ang dokumento.
    • Dapat mo ring itapon ang anumang mga draft ng iyong minuto pagkatapos na ang huling bersyon ay pinagtibay. Maaari mo ring tanggalin ang mga back-up na elektronikong bersyon ng mga minuto.

Bahagi 3 ng 3: Paghahanda para sa Pagpupulong

1. 

   Abisuhan ang tamang mga tao sa pagpupulong. Kung mayroon kang pagpupulong ng mga shareholder, dapat mong ipagbigay-alam sa lahat ng mga shareholder. Kung mayroon kang pagpupulong ng isang direktor, dapat mong abisuhan ang lahat ng mga direktor.
   • Ang parehong shareholder at direktor ay maaaring talikdan ang kinakailangan sa paunawa. Gayunpaman, dapat silang lumagda sa isang form ng waiver. Tumingin upang makita kung mayroon man at magbigay ng wastong abiso sa mga wala.

2. 

   Ipamahagi ang mga packet ng pagpupulong. Ang bawat dadalo ay mangangailangan ng parehong hanay ng impormasyon upang makagawa sila ng isang may kaalamang pagboto sa pulong. Dapat kang lumikha ng isang packet ng impormasyon at ipamahagi. Isama ang sumusunod:
   • ang minuto mula sa naunang pagpupulong
   • mga ulat o dokumento upang suriin bago ang pulong

3. 

   Piliin ang pagpapatupad ng iyong pagsusulat. Bilang taong kumukuha ng mga tala, dapat kang magpasya kung paano mo nais isulat ang mga ito sa pulong. Pangkalahatan, ang mga tao ay nagsusulat pa rin ng mga tala nang matagal, kahit na maaari kang gumamit ng isang laptop.
   • Kung gumagamit ka ng isang laptop, kung gayon ang anumang mga draft ay maiimbak nang elektroniko. Nangangahulugan ito na ang isang tao ay maaaring makuha ang mga ito sa isang demanda. Alinsunod dito, dapat mong pag-isipang mabuti bago kumuha ng minuto gamit ang isang computer.
   • Nakaka-distract din ang pag-click sa mga computer key, na dapat mong tandaan.
   • Tanungin ang iyong Tagapangulo kung gusto nila na kumuha ka ng ilang minuto nang matagal o gamit ang isang laptop.

Mga Tanong at Sagot sa Komunidad

Ano ang dapat kong ilagay sa mga minuto kung kailangan kong lumabas sa silid at napalampas ko ang isang seksyon?

Maaari mo lamang isulat na umalis ka sa silid sa bahaging iyon ng pagpupulong. Sa hinaharap, kung kailangan mong umalis, magtanong sa iba na itala ang sinabi para sa iyo.

Sino ang dapat mag-sign ng minuto?

Karaniwang pipirmahan ng Kalihim ng Lupon ng Direktor ang minuto ng lupon. Sa ilang mga pagkakataon, ang parehong Kalihim at Tagapangulo ng Lupon ay pipirmahan. Suriin ang Mga Artikulo ng Pagsasama at Mga Batas.

Ano ang tamang paraan upang muling maitaguyod ang mga minuto na hindi napanatili sa loob ng maraming taon?

Dumaan ako sa aktibidad sa accounting upang ipaalala sa akin ang mga desisyon na nagawa at ang mga kasangkot na mga petsa. Maaari mo ring kausapin ang mga miyembro at makita kung ano ang naaalala nila, posible na may kahit na kumuha ng mga tala.

• 
  
  Maaari bang maisulat ang mga minuto sa Espanyol kung ang Espanyol ang wika ng pagpupulong? Sagot
• 
  
  Anong mga salita ang dapat gamitin sa pagsulat ng minuto? Sagot