Nilalaman

• yugto
• Bahagi 1 Simulan ang sulat
• Bahagi 2 Isulat ang katawan ng liham
• Bahagi 3 Tapusin ang liham
• Bahagi 4 Pagkumpleto ng liham

Sa artikulong ito: Simulan ang liham Pangkatin ang katawan ng lihamIlahad ang titikPagtaglay ng titik14 Mga Sanggunian

Kailangan mo bang sumulat ng isang komersyal na liham? Sa pangkalahatan, ang mga ganitong uri ng mga titik ay sumusunod sa isang kilalang at madaling mailapat na istraktura na umaangkop sa iba't ibang nilalaman. Ang isang sulat ng negosyo ay dapat palaging napetsahan. Bilang karagdagan, dapat itong maglaman ng ilang mga talata at impormasyon tungkol sa nagpadala at tumanggap. Isulat ang iyong sarili at gawin ang mga kinakailangang pagbabago, kung kinakailangan, upang sumunod sa mga pamantayang itinakda ng iyong kumpanya.

yugto

Bahagi 1 Simulan ang sulat

1. 
   

   
   Pamilyar sa layout. Anuman ang nilalaman ng iyong liham, dapat mong ilapat ang ilang mga patakaran ng paglalahad. Dapat i-type ang mga komersyal na titik. Gumamit ng isang karaniwang typeface tulad ng "Arial" o "Times New Roman". Kung maaari, pumili ng para sa mga palad na mga talata, na katumbas ng pagsisimula ng bawat bagong talata sa pamamagitan ng pagpindot sa susi nang dalawang beses. pagpasok at huwag magpakasawa.
   • Mag-iwan ng margin na 2.5 cm sa lahat ng apat na panig.
   • Ang isang digital na liham ng negosyo ay dapat na binubuo gamit ang isang karaniwang font. Sa isang propesyonal na email, iwasan ang paggamit ng cursive o e sa kulay maliban sa itim at puti.

2. 
   

   
   
   
   Pumili ng isang angkop na papel. Ang e ay dapat i-print sa isang laki ng sheet ng A4. Kung nakatira ka sa Estados Unidos, gumamit ng papel na may sukat na letra, na kung saan ay 216 mm × 279 mm, o 8.5 "× 11". Ang ilang malalaking kontrata ay maaaring mai-print sa mga laki ng ligal na laki (216 mm × 356 mm).
   • Kung nag-print ka ng isang sulat upang maipadala ito, isaalang-alang ang paggamit ng papel na nagdadala ng ulo ng kumpanya. Bibigyan ito ng iyong sulat ng isang opisyal na ugnay dahil makikita ng mambabasa ang logo at impormasyon ng contact ng iyong kumpanya.

3. 
   

   
   Ipasok ang impormasyon tungkol sa kumpanya. Ipasok ang pangalan at address ng kumpanya, isulat ang bawat item ng address sa isang hiwalay na linya. Kung nagtatrabaho ka sa iyong sariling ngalan, idagdag ang iyong pangalan alinman sa lugar ng pangalan ng kumpanya o sa itaas.
   • Kung ang iyong kumpanya ay may handa na header, maaari mo itong gamitin sa halip na i-type ang iyong sarili.
   • Kung pinasok mo ang address sa iyong sarili, bigyang-katwiran ang alinman sa kaliwa o sa kanan sa tuktok ng pahina, depende sa iyong mga kagustuhan o mga tagubilin ng kumpanya.
   • Kung ipinadala mo ang liham sa ibang bansa, isulat ang pangalan ng bansa sa mga titik ng kapital.

4. 
   

   
   
   
   Ipahiwatig ang petsa. Para sa higit pang mahigpit, isulat ang buong petsa. Halimbawa: "Abril 1, 2012". Sa isang liham na ipinakita sa Pranses, ang lugar at petsa ay dapat lumitaw sa kanang tuktok ng pahina.
   • Kung ang pagsusulat ng iyong sulat ay tumagal ng ilang araw, ipahiwatig ang petsa kung saan mo natapos ang liham.

5. 
   

   
   Idagdag ang impormasyon ng tatanggap. Ipasok ang buong pangalan ng tatanggap, ang pamagat kung naaangkop, ang pangalan at address ng negosyo. Ang impormasyong ito ay dapat na lumitaw sa pagkakasunud-sunod na ito, sa bawat item sa isang hiwalay na linya. Kung naaangkop, isama ang isang numero ng sanggunian. Sa isang liham na ipinakita sa Pranses, ang impormasyon tungkol sa tatanggap ay dapat nakalista sa kanan, ilang linya sa ibaba ng petsa.
   • Upang makatanggap ng isang sagot nang diretso, kanais-nais na tugunan ang liham sa isang tiyak na tao. Gumawa ng isang maliit na pananaliksik, kung hindi mo pinansin ang pangalan ng tatanggap. Makipag-ugnay sa kumpanya upang malaman ang pangalan at pamagat ng taong nababahala.

6. 
   

   
   Pumili ng isang form sa pagtawag. Ang pormula na ito ay nagsisilbing ipahayag ang iyong paggalang sa tatanggap. Pipiliin mo ang iyong pormula depende sa kung kilala mo ang iyong kapwa o hindi. Isaalang-alang mo rin ang antas ng pamilyar o pormalismo ng iyong relasyon. Suriin ang mga pagpipilian sa sumusunod na listahan.
   • Gamitin ang expression na "Kanino ng tama:" lamang kung hindi mo alam nang eksakto kung sino ang makikipag-usap sa iyong liham.
   • Kung ang iyong relasyon sa tatanggap ay mababaw, mas mahusay na gamitin ang "Sir," o "Madam," upang maiwasan ang isang kakatwa.
   • Maaari mo ring ipahiwatig ang pamagat ng tatanggap, halimbawa: "G. Direktor,".
   • Kung alam mo nang mabuti ang tatanggap at kung pamilyar ang iyong mga ulat, maaari kang gumamit ng isang mas personal na pormula, tulad ng "Mahal kong Suzanne,".
   • Kung mayroon kang pag-aalinlangan tungkol sa sex ng tatanggap, gamitin ang pormula: "Mga Babae, Maginoo,".
   • Huwag kalimutan na maglagay ng kuwit pagkatapos ng tawag o formula ng colon (:) pagkatapos ng expression na "Kanino ito tama".

Bahagi 2 Isulat ang katawan ng liham

1. 
   

   
   Gumamit ng isang naaangkop na tono. Ayon sa isang kilalang kasabihan, ang oras ay pera at karamihan sa mga negosyante ay galit na mag-aaksaya ng kanilang oras. Samakatuwid, ang iyong sulat ay dapat isulat sa isang maikli at tumpak na tono. Gawing mas madali ang pagbabasa sa pamamagitan ng pagdiretso sa punto at magsimula sa isang maigsi na talata.Halimbawa, maaari mong laging magsimula sa isang pangungusap na tulad nito: "Sumusulat ako tungkol sa ...".
   • Iwasan ang mabulaklakang mga paglilipat, makapangyarihang mga salita, o mahaba, paikot-ikot na mga pangungusap. Sa halip, hanapin ang pinaka pangunahing pangunahing mabilis at malinaw hangga't maaari.
   • Gumamit ng isang nakakumbinsi na istilo. Malamang, ang iyong layunin ay upang hikayatin ang iyong mambabasa na gumawa ng isang bagay, baguhin ang iyong isip, iwasto ang isang problema, magbayad ng isang bayarin o kumilos. Kaya, ilantad ang iyong pananaw nang may pananalig.

2. 
   

   
   Gumamit ng mga personal na panghalip Ito ay perpektong tama upang magamit sa isang personal na panghalip na personal na panghalip ako, atin at ikaw. Pagdating sa iyong sarili, gumamit ng personal na panghalip ako. Gagamitin mo ang personal na panghalip, ikaw upang pag-usapan ang tatanggap.
   • Mag-ingat kapag nagsusulat ng isang sulat para sa isang samahan. Kung ipinakita mo ang pananaw ng kumpanya, dapat mong gamitin ang personal na panghalip atin. Sa gayon, malalaman ng mambabasa na ito ay tungkol sa punto ng pananaw ng kumpanya. Kung nagpapahayag ka ng iyong sariling opinyon, gamitin ako .

3. 
   

   
   Maging malinaw at maigsi. Sabihin sa iyong mambabasa nang tumpak sa paksa ng iyong pagsasalita, sapagkat sasagutin ka niya ng mabilis lamang kung ang iyong liham ay malinaw tulad ng tubig ng bato. Sa partikular, dapat mong ipahiwatig nang hindi maliwanag kung nais mo ang tagatanggap na magbigay sa iyo ng isang bagay o kumilos sa isang tiyak na direksyon. Ipaliwanag ang iyong posisyon nang maikli hangga't maaari.

4. 
   

   
   Gumamit ng aktibong boses. Kapag naglalarawan ng isang sitwasyon o kapag gumawa ng isang kahilingan, siguraduhing gamitin ang aktibong tinig sa halip na ang tinig na boses. Ang iyong panganib na maging hindi maliwanag o hindi impersonal, kung ipinahayag sa pasibo na tinig. Bilang karagdagan, ang aktibong boses ay mas simple at dumiretso sa punto. Narito ang dalawang halimbawa.
   • Passive way: "Ang iyong salaming pang-araw ay hindi idinisenyo o gawa ng lakas na nasa isip. "
   • Aktibong Daan: "Ang iyong kumpanya ay nagdidisenyo at gumagawa ng mga salaming pang-araw nang hindi binibigyang pansin ang kanilang lakas. "

5. 
   

   
   Maging relaks kung kinakailangan. Ang mga sulat ay isinulat ng mga tao sa ibang tao. Iwasan ang mga karaniwang letra hangga't maaari, dahil hindi mo magagawang bumuo ng isang relasyon sa isang tao sa pamamagitan ng pagpapadala sa kanila ng isang stereotypical letter. Gayunpaman, iwasan ang mga ekspresyon ng kolokyal o slang, tulad ng "dapat sabihin" para "dapat tanggapin" o "pera" para sa "pera". Panatilihin ang isang propesyonal na istilo, ngunit palakaibigan at palakaibigan.
   • Kung alam mo nang mabuti ang tatanggap, posible na magsama ng isang uri ng pormula upang maipahayag ang iyong mga pagbati.
   • Gumamit ng sentido pang-unawa upang matukoy ang mga aspeto ng iyong pagkatao na ibubunyag mo. Minsan ang isang maliit na katatawanan ay talagang ginagawang mas madali ang relasyon sa negosyo, ngunit mag-ingat bago sabihin sa isang anekdota.

6. 
   

   
   Maging magalang. Dapat ka, kahit na sumulat ka ng isang reklamo o isang liham ng reklamo. Suriin ang posisyon ng addressee at alay sa kanya, sa isang akomodasyon at naaangkop na tono, upang gawin ang iyong makakaya sa loob ng makatuwirang mga limitasyon.
   • Halimbawa, ang isang hindi magagandang reklamo ay maaaring isulat tulad ng sumusunod: "Sa palagay ko ang iyong mga salaming pang-araw ay napakahirap kaya't napagpasyahan kong hindi na bumili. Sa kabilang banda, ang isang magalang na paghahabol ay magmukhang ganito: "Nabigo ako sa iyong mga salaming pang-araw at nagpasya akong mag-stock sa ibang mga supplier sa hinaharap. "

7. 
   

   
   Gumamit ng a pangalawang pahina sa header para sa iyong mga karagdagang pahina. Ang karamihan ng mga sulat ng negosyo ay dapat na maigsi sapat upang magkasya sa isang pahina. Ngunit kung mas mahaba ang iyong liham, tulad ng isang kontrata o ligal na konklusyon, maaaring mangailangan ka ng mga karagdagang pahina. Gumamit ng a pangalawang pahina header, na gawa sa parehong papel bilang ang unang pahina, ngunit kadalasan ay may isang pinaikling address.
   • Isulat ang numero ng pahina sa pangalawa at kasunod na mga pahina sa tuktok ng pahina. Maaari mo ring isama ang pangalan ng tatanggap at ang petsa.

8. 
   

   
   Itali ang lahat. Sa huling talata, buod ang mga puntos na iyong napag-usapan sa katawan ng liham at malinaw na ipahayag ang iyong plano ng pagkilos o kung ano ang inaasahan mo mula sa tatanggap. Imungkahi na makipag-ugnay siya sa iyo kung mayroon siyang anumang mga katanungan o mga alalahanin upang ipahayag. Salamat sa tatanggap para sa atensyon na ibinigay niya sa sulat o tanong na isinasaalang-alang.

Bahagi 3 Tapusin ang liham

1. 
   

   
   Pumili ng form ng kagandahang loob. Sa konklusyon, tulad ng sa mga form ng apela, upang ipakita ang paggalang at pormalismo. Maaari kang pumili, nang hindi pinapatakbo ang panganib ng paglilinlang sa iyong sarili, isang pormula tulad ng: "mangyaring maniwala (Sir) sa katiyakan ng aking natatanging pagsasaalang-alang" o "Hinihiling ko sa iyo na ipahayag (Sir) ang pagpapahayag ng aking tapat na damdamin. Katulad nito, kung ito ay isang email, isaalang-alang ang paggamit ng mga parirala tulad ng "cordially," "magalang," o "matapat," na hindi gaanong pormal, ngunit katanggap-tanggap.

2. 
   

   
   Lagdaan ang liham. Tumalon ng halos apat na linya bago pirmahan ang iyong pirma. I-print ang iyong sulat bago ito pirmahan. Mas mainam na gumamit ng asul o itim na tinta. Kung ipinadala mo ang iyong sulat sa pamamagitan ng email, i-scan ang iyong pirma at ilagay ang larawan sa naaangkop na bahagi ng liham.
   • Kung nilagdaan mo ang liham para sa ibang tao, isulat ang "p. p. : »Bago ang iyong lagda. Ito ang pagdadaglat ng ekspresyong "ni proxy", na nangangahulugang "sa halip na" o "sa pangalan ng".

3. 
   

   
   I-type ang iyong pangalan at impormasyon ng contact Sa ilalim ng iyong pirma, ipasok ang iyong pangalan, pamagat, numero ng telepono, email address o iba pang naaangkop na impormasyon ng contact. Isulat ang bawat item sa isang independiyenteng linya.

4. 
   

   
   Idagdag ang mga inisyal ng typist. Kung ang sulat ay nai-type ng ibang tao kaysa sa may-akda, maaari mong idagdag ang mga inisyal ng taong iyon sa ilalim ng pirma ng pad. Minsan, hiniling ng ilang mga kumpanya na isama ang mga inisyal ng may-akda ng liham upang mas madaling mahanap ang mga taong lumahok sa pagbuo ng liham.
   • Kung nahanap mo lamang ang mga inisyal ng typist, isulat ang mga ito sa maliit na titik, halimbawa: mj.
   • Kung isinasama mo ang may-akda, gumamit ng mga titik ng kapital habang pinapanatili ang mga inisyal ng typist sa maliit na titik, halimbawa: RW: mj. Posible na paghiwalayin ang dalawang inisyal sa pamamagitan ng isang slash, halimbawa: MW / mj.

5. 
   

   
   Ipahiwatig ang mga kalakip. Kung nakakabit ka ng mga bahagi sa iyong liham, isulat ang likas na katangian ng mga bahaging ito, ilang linya sa ilalim ng iyong mga coordinate, na tinukoy ang bilang at uri ng mga bahagi. Halimbawa, isulat: "Mga Attachment (2): isang form, isang polyeto".
   • Maaari mo ring maiikli ang expression na "Mga Attachment" sa pamamagitan ng pagsulat ng "P. j".

6. 
   

   
   Ipasok ang mga pangalan ng mga tatanggap. Kung magpadala ka ng isang kopya ng liham sa ibang tao, dapat mong banggitin ito sa sulat sa pamamagitan ng pagsulat ng pagdadaglat na "cc" sa ilalim ng linya na "Mga Attachment", na sinusundan ng pangalan at pamagat ng tao. Ang pagdadaglat na ito ay nangangahulugang "kopya ng kagandahang-loob". Ito rin ang pagdadaglat ng expression na "totoong kopya", kapag ang mga titik ay na-type na may papel na carbon.
   • Halimbawa, isulat: "cc: Marie Martin, Direktor ng Marketing".
   • Kung nagdagdag ka ng higit sa isang pangalan, linya ang pangalawang pangalan sa ilalim ng una ngunit wala ang "cc:"

Bahagi 4 Pagkumpleto ng liham

1. 
   

   
   Ituwid ang liham. Ang layout ay isang pangunahing elemento upang maipakita ang iyong propesyonalismo. Ngunit, dapat mong iwasto ang iyong mga pagkakamali upang patunayan sa tatanggap na ikaw ay may kakayahang at responsable. Patakbuhin ang spell check ng iyong e-processing software, ngunit basahin din nang mabuti ang iyong sulat bago ipadala ito.
   • Suriin na ang liham ay malinaw at maigsi. Mayroon bang mga talata na naglalaman ng higit sa tatlo o apat na mga pangungusap? Kung ito ang kaso, subukang alisin ang mga hindi kinakailangang mga pangungusap.
   • Kung ang liham ay napakahalaga, isaalang-alang ang hilingin sa isa sa iyong mga kaibigan o kasamahan na basahin ito para sa iyo. Minsan ang isang sariwang hitsura ay maaaring makakita ng mga pagkakamali o blunder na hindi mo napansin.

2. 
   

   
   Huwag mong kiskisan ang liham mo. Kung mayroon kang maraming mga pahina, huwag i-staple ang mga ito. Kung nais mong panatilihin nang maayos ang iyong mga pahina, maaari mong ilakip ang mga ito sa isang tuktok na kaliwang papel na clip.

3. 
   

   
   Mag-post ng liham. Kung ipinadala mo ang sulat sa pamamagitan ng koreo, gumamit ng isang sobre sa komersyal na sukat. Kung maaari, kumuha ng isang sobre na nagdadala ng logo ng kumpanya. Wastong itala ang address ng nagpadala at ang addressee. I-fold ang sulat sa kalahati, upang ang addressee ay unang magbukas ng tuktok na flap at pagkatapos ay sa ilalim ng flap. Siguraduhin na makakakuha ka ng sapat ng iyong sulat bago ipadala ito.
   • Kung sa tingin mo ay magulo ang iyong pagsulat at hindi sumasalamin sa iyong propesyonal na kakayahan, ipasok ang mga address gamit ang iyong software sa pagproseso ng e-mail at i-print ang mga ito sa sobre sa iyong printer.
   • Kung ang sulat ay napakahalaga o kagyat, isaalang-alang ang pagpapadala nito sa pamamagitan ng isang serbisyo.
   • Kung nais mong ipadala ito sa pamamagitan ng email, i-convert ito sa "HTML" o format na PDF upang mapanatili ang pag-format. Gayunpaman, mas mahusay na ipadala ang liham na nakalimbag sa papel.