Nilalaman

• Mga hakbang
• Mga Tanong at Sagot sa Komunidad

Iba Pang Mga Seksyon

Ang mga mabisang tagapamahala at pinuno ng pangkat ay aktibong sinusubaybayan ang kanilang mga empleyado sa iba't ibang mga paraan upang matiyak na ang mga mababang tagapalabas ay mabilis na disiplinado at gantimpala ang mga mataas na gumaganap. Makakatulong sa iyo ang pagsubaybay sa mga empleyado na kilalanin ang mga lugar kung saan sinasayang ng mga empleyado ang oras o mapagkukunan ng kumpanya sa mga pribadong bagay. Gamit ang tamang software, maaari mong harangan ang mga website na hindi naaangkop o hindi naaangkop sa pagpapatakbo ng negosyo. Ang matagumpay na pagsubaybay sa mga empleyado, nang hindi nagdudulot ng hindi kinakailangang alitan sa opisina, ay dapat na layunin ng anumang mabisang manager.

Mga hakbang

Paraan 1 ng 4: Pagtukoy sa Mga Inaasahan

1. 

   Lumikha ng isang nakasulat na paliwanag ng iyong mga patakaran. Ang iyong mga patakaran ay magiging epektibo lamang kung ang mga ito ay ipinaliwanag sa malinaw na mga tuntunin sa isang manwal ng empleyado o gabay. Ang gabay na ito ay dapat na madaling ma-access sa lahat ng mga empleyado at tukuyin kung ano ang iyong mga patakaran at kung ano ang gagawin sakaling hindi sila sundin. Para sa anumang patakaran sa pagsubaybay na mayroon ka, tulad ng pagsubaybay sa internet o telepono, baka gusto mong ipaliwanag din ang proseso ng pag-iisip na humantong sa iyong mga patakaran. Ang pagpapaliwanag kung bakit mo ito ginagawa ay maaaring makatulong na mabawasan ang kawalang tiwala ng empleyado sanhi ng pagsubaybay sa kanilang mga aktibidad.
   • Magtakda ng malinaw na mga patakaran sa pag-iingat ng oras, mga oras na maaaring bayarin (kung naaangkop), mga personal na tawag sa telepono, at paggamit ng personal na internet sa trabaho. Hikayatin ang mga empleyado na mag-break off kung saan naaangkop.

2. 

   
   
   Tiyaking may kamalayan ang mga empleyado sa mga patakarang ito. Kung ang anumang uri ng pagsubaybay ay nagaganap na lampas sa karaniwang pag-check-in sa pag-usad, tulad ng kung gumagamit ka ng pagsubaybay sa telepono o internet, dapat mong ipaalam nang direkta sa iyong mga empleyado. Magdaos ng pagpupulong o magpadala ng isang email sa masa upang ipaliwanag ang mga pagbabago sa patakaran sa pagsubaybay at ipaliwanag nang eksakto kung kailan at paano mai-record, mai-save, at tatanggalin ang impormasyon.
   • Sa ilang mga estado, tulad ng Connecticut at Delaware, ikaw ay ligal na hinihiling na ipaalam sa iyong mga empleyado ang anumang pagsubaybay sa internet.
   • Kahit na hindi ka kinakailangang ipagbigay-alam sa iyong mga empleyado tungkol sa pagsubaybay, maaaring magkaroon ng backlash kung hindi mo sinabi sa kanila at nalaman nila sa kanilang sarili.

3. 

   
   
   Sundin nang eksakto ang mga alituntunin sa disiplina. Kapag nabigo ang isang empleyado na sundin ang iyong mga patakaran, siguraduhin na ang nakasaad na aksyon sa disiplina para sa paglabag na iyon ay nagawa. Tiyaking ilapat ang mga patakaran nang pantay-pantay sa lahat ng mga empleyado. Maging malinaw tungkol sa iyong mga intensyon. Idokumento ang aksyon sa pagdidisiplina at lagdaan ng empleyado ang mga plano sa pagdidisiplina. Kung nabigo kang sundin nang maayos ang mga alituntuning ito, maniniwala ang mga empleyado na ang iyong maingat na itinakdang mga patakaran ay hindi talaga ipatupad.

4. 

   
   
   Panatilihin ang iyong mga patakaran sa loob ng dahilan. Huwag mag-check in nang madalas o magtatag ng labis na paglilimita sa mga patakaran sa internet. Ang isang nosy boss ay maaaring bawasan ang moral at iparamdam sa mga empleyado na kinakabahan. Ituon ang mga resulta, kaysa sa proseso. Kung ang isang empleyado ay gumagawa ng mahusay na trabaho at mahusay na gumagana sa isang koponan, huwag mag-harpa nang labis sa mga detalye.
   • Bigyan ang iyong mas mataas na antas ng kawani ng higit na kalayaan. Habang maaaring naaangkop na magbigay ng isang temp o pang-administratibong katulong na may kaunting pamumuhunan sa iyong negosyo ang isang computer na nakaharap sa isang bukas na puwang na maaari mong subaybayan, aasahan ng mga tauhang nasa itaas na antas ang pagtitiwala.
   • Ang kalayaan na magtrabaho ng kanilang sariling pamamaraan ay malamang na gawing mas produktibo ang mas mataas na antas na kawani, hindi mas mababa.

Paraan 2 ng 4: Sinusuri ang Kakayahang Gumawa

1. 

   Mag-check in sa iyong mga empleyado. Paminsan-minsan, mag-check in sa mga tauhan sa kanilang sariling tanggapan sa isang hindi nakaiskedyul na oras. Kung ang isang miyembro ng kawani ay madalas na "nag-click sa malayo" mula sa isang window kapag lumalakad ka, o ibinaba ang telepono, maaaring kailanganin mong ipahayag ang ilang pag-aalala. Ang panonood ng mga empleyado nang personal ay maaari ding makatulong sa iyo na mag-alok ng nakabubuting kritisismo para sa kanilang gawain.

2. 

   Humingi ng paliwanag tungkol sa kung ano ang pinagtatrabahuhan ng isang empleyado. Ang isang simpleng paraan upang mapanagot ang mga empleyado ay ang regular na pag-uusap sa kanila tungkol sa kung paano ang kanilang trabaho. Tanungin sila kung ano ang nagawa nila mula noong huli mong pag-uusap, na nagtatanong ng higit pang mga katanungan at sinusuri ang kanilang mga tugon habang umuunlad ang pag-uusap. Humingi ng mga detalye at nasasalat na katibayan ng mga resulta.

3. 

   Gawing idokumento ng mga empleyado ang kanilang sariling gawa. Ipatala sa iyong empleyado ang kanilang pag-unlad sa trabaho sa mga tala ng aktibidad, mga checklist, o mga ulat sa pag-unlad. Gayunpaman, ang mga ulat ay hindi dapat maging labis na mabibigat o "busywork," ngunit dapat hikayatin ang mga miyembro ng koponan at pamamahala na magkapareho at sa parehong pahina. Huwag matakot na humingi ng patunay ng gawaing inilarawan sa isang ulat kapag nakikipag-usap ka sa empleyado.

4. 

   Nasusuri ang mga gawaing isinasagawa. Kung nag-aalala ka tungkol sa pagiging produktibo, humingi ng kongkretong patunay ng pagganap na nasusukat at nakasalalay sa oras. Kung ang isang empleyado ay pinuno ng proyekto, magtakda ng mga milestones ngunit humiling din para sa mga plano at timeline para sa proyekto. Mag-check in sa iba pang mga tauhan upang matiyak na ang lahat ng mga miyembro ng pangkat ng proyekto ay nakikipag-usap. Personal na subaybayan ang pag-usad ng mas matagal na mga proyekto at suriin ang kanilang kawastuhan at pagkakumpleto.
   • Halimbawa, maaari mong subaybayan ang mga entry ng data para sa isang empleyado na nakatalaga sa pamamahala ng isang database. Maaari mong suriin ang pagiging maagap ng mga entry, ang kanilang kawastuhan, at ang kanilang pagsunod sa mga alituntunin ng kumpanya.

5. 

   Tanungin ang iba tungkol sa pakikipag-ugnayan ng empleyado. Tanungin ang mga tagatustos, customer, at iba pang mga empleyado tungkol sa kanilang pakikipag-ugnayan sa isang naibigay na empleyado upang makakuha ng larawan kung paano kumilos ang empleyado na iyon. Gayunpaman, kailangan mo ng isang paraan upang madagdagan ang objectivity ng pagmamasid na ito upang ang mga empleyado ay hindi patas na kinatawan. Kapag humihiling para sa impormasyong ito, humingi ng mga detalye tungkol sa pakikipag-ugnayan sa halip na mga impression. Humingi ng mga paglalarawan ng mga pakikipag-ugnayan sa halip na mga pagsusuri. At laging panatilihing isang bukas na isip; hindi mo alam kung kailan ang isang empleyado ay maling paglalarawan.

Paraan 3 ng 4: Pagsubaybay sa Aktibidad sa Online

1. 

   Piliin ang software ng pagsubaybay. Ang software ng pagsubaybay ay maaaring mai-set up sa isang bilang ng mga paraan. Ang unang bagay na dapat isaalang-alang ay ang pagtatakda ng isang kumpletong system sa isang server. Magsasama ito ng proteksyon sa antivirus at malware, at pagsubaybay din sa empleyado. Kung wala kang kawani sa IT upang mapanatili ang kagamitan, maaari kang gumamit ng serbisyong cloud-based tulad ng Trend Micro Business Security o Symantec Cloud upang makuha ang mga serbisyong ito. Ang mga serbisyong ito ay hindi napakamahal; asahan na magbayad ng halos $ 150 bawat taon.
   • Kung sinusubukan mo lamang subaybayan ang paggamit ng empleyado ng web at harangan ang ilang mga site, isang mas simpleng pakete ng software ang magagawa. Ang serbisyong ito ay magiging mas mura at magbibigay-daan sa iyo upang subaybayan at salain ang mga web page, tingnan ang mga keystroke, at makuha ang mga screenshot. Halimbawa, nagbibigay ang Interguard Sonar ng mga serbisyong ito.
   • Sa ilang mga kaso, maaari ka ring makakuha ng mga panimulang sistema ng pagsubaybay nang libre. Halimbawa, sinusubaybayan ng ActivTrak ang trapiko sa web ng system at gumagawa ng isang buwanang ulat para sa iyo.

2. 

   I-block ang nakakapinsala o hindi naaangkop na mga website. May karapatan ang mga employer na subaybayan kung anong mga web page ang binibisita ng kanilang mga empleyado at hadlangan ang mga website na sa tingin nila ay hindi mahalaga sa pagpapatakbo ng negosyo, hindi naaangkop, o potensyal na nakakapinsala. Pangunahin, hinaharangan ng mga tagapag-empleyo ang ilang mga website upang matiyak na ang mga empleyado ay produktibo, tulad ng pag-block sa Facebook o mga site ng stock trading na nakakaabala sa kanila, o upang matiyak na hindi ginugulo ng mga empleyado ang mga katrabaho o gumagawa ng paniniktik sa kumpanya.
   • Maaari ring harangan ng mga nagpapatrabaho ang mga site na itinuturing na pornograpiko o pagkamuhi.
   • Pinapayagan ng ilang mga pakete ng pagsubaybay ang mga itinakdang limitasyon sa oras sa ilang mga uri ng mga website, halimbawa pinapayagan ang isang itinakdang dami ng oras bawat araw sa mga site ng social media.
   • Kapag napansin mong bumibisita ang iyong mga empleyado sa isang website na hindi nauugnay upang gumana nang madalas, harangan ang website na iyon at pagkatapos ay magpadala ng isang email na nagpapaalala sa kanila na nasa oras ng kumpanya.

3. 

   Subaybayan ang email. Ang pagsubaybay sa mga email ay mas mahirap para sa mga employer na bigyang katwiran. Bago basahin ang anumang mga email ng empleyado, dapat abisuhan ang mga empleyado tungkol sa patakaran na nagpapahintulot sa kanilang mabasa ang mga email. Bilang karagdagan, ang employer ay karaniwang nangangailangan ng isang dahilan para sa hinala na humantong sa kanila na basahin ang mga email, tulad ng isang dokumentadong insidente sa empleyado na iyon. Mahirap din para sa mga employer na bigyang katwiran ang pagbabasa ng mga email kung orihinal nilang naangkin na ang mga email ay kumpidensyal.

4. 

   Tiyaking sumusunod ka sa batas. Ang ilang mga hakbang sa pagsubaybay ay maaaring makagambala sa karapatan ng iyong mga empleyado sa privacy. Sumangguni sa isang abugado sa trabaho bago ka mag-install ng software ng pagsubaybay. Siguraduhing may nakasulat na dokumentasyon sa software na pirmahan ng mga empleyado, at nauunawaan ng lahat kung para saan ang software.

Paraan 4 ng 4: Pagbuo ng Iba Pang Mga Uri ng Pagsubaybay

1. 

   Itala ang mga pag-uusap sa telepono. Pinapayagan ng batas na pederal ang mga employer na subaybayan ang mga pag-uusap sa telepono ng empleyado. Gayunpaman, totoo lamang ito para sa mga tawag na nauugnay sa negosyo, tulad ng sa mga customer o tagatustos. Ang isang tagapag-empleyo sa pangkalahatan ay hindi pinahihintulutan na subaybayan ang mga personal na tawag, at dapat ihinto ang pagrekord at pagsubaybay sa tawag kapag napagtanto nila na ito ay pansarili. Ang tanging pagbubukod dito ay kung ang mga personal na tawag sa telepono ay malinaw na ipinagbabawal ng patakaran sa lugar ng trabaho.
   • Ang pagrekord at pagsubaybay sa mga voice mail ay dapat gawin lamang sa pagbibigay-katwiran, tulad ng isang dokumentadong hinala ng maling gawi.
   • Ang mga pag-uusap sa telepono ay maaaring maitala gamit ang mga taps ng telepono o isang elektronikong sistema ng pagrekord. Sa ilang mga kaso, maaari itong maiugnay sa iyong iba pang software ng pagsubaybay.

2. 

   I-set up ang pagsubaybay sa video. Karaniwang gumagamit ang mga negosyo ng pagsubaybay sa video upang mapanghimok ang mga customer mula sa pagnanakaw ng mga produkto. Gayunpaman, ang ilang mga negosyo ay gumagamit din ng video surveillance upang matiyak na ang mga empleyado ay nagiging produktibo at hindi lumalabag sa mga patakaran ng negosyo. Ang pagsubaybay sa mga empleyado sa ganitong paraan ay maaaring magbigay sa iyo ng walang pinapanigan na katibayan ng maling pag-uugali ng empleyado at maaari din silang mag-udyok sa kanila na gumana nang mas masigasig. Gayunpaman, ang patuloy na pakiramdam na napapanood ay maaaring maging komportable ang mga empleyado at humantong sa pagbaba ng moral. Para sa mga kadahilanang ito, maingat na isaalang-alang ang mga kalamangan at kahinaan bago gamitin ang pagsubaybay sa video.
   • Sa maraming mga estado, ang pagsubaybay sa video ay maingat din na kinokontrol ng batas ng estado. Suriin ang iyong mga batas sa estado bago ipatupad ang ganitong uri ng pagsubaybay.
   • Ang pag-video ng mga empleyado na gumagawa ng ilang mga aktibidad, tulad ng paggamit ng banyo o pagbabago, ay palaging iligal at maaaring magresulta sa mga parusang kriminal.

3. 

   Subaybayan ang mga lokasyon ng iyong mga empleyado. Ang ilang mga app, tulad ng Xora at TSheets, ay nagbibigay-daan sa mga employer na subaybayan ang paggalaw ng empleyado sa pamamagitan ng kanilang mga smartphone. Karaniwan itong ginagamit para sa pag-orasan o paglabas at ligal kung ang empleyado ay nagbibigay ng pahintulot. Gayunpaman, ang ilang mga empleyado ay nasusubaybayan 24/7 gamit ang software, na maaaring magbigay sa kanila ng ligal na batayan upang kasuhan ang kanilang mga employer para sa paglabag sa privacy. Kung ipinatupad mo ang ganitong uri ng patakaran, kumunsulta sa isang abugado upang matiyak na ginagawa mo ito ayon sa batas.
   • Ang mga negosyo sa pagpapadala o nakabase sa pagmamaneho ay maaari ring gumamit ng mga tracker sa mga sasakyan upang matiyak na mananatili sa ruta ang mga driver. Ito ay isang pangkaraniwang kasanayan at sa pangkalahatan ay katanggap-tanggap.

Mga Tanong at Sagot sa Komunidad

Namamahala ako ng isang koponan na binubuo ng 4 na miyembro. Aling tool sa pagsubaybay sa oras ang iyong inirerekumenda?

Gusto kong inirerekumenda ang WebWork tracker. Ginagamit ko ito para sa aking mga pangangailangan sa pagsubaybay sa aking koponan sa loob ng 7 buwan. Ito ay medyo madaling gamitin at maraming mga kapaki-pakinabang na tampok tulad ng mga antas ng aktibidad, screenshot, ulat, invoice at iba pa. Kahit na higit pa, mas abot-kaya ito kumpara sa iba pang mga app.

Paano ako makakagawa ng mga pang-araw-araw na ulat?

Maaari mong subukan ang isang all-in-one na pagmamanman at software ng pamamahala. Kolektahin nito ang bawat empleyado ng buod ng pang-araw-araw na gawain at i-export ang isang pang-araw-araw, lingguhan, o buwanang ulat na maaari mong suriin o i-download.

Ang kumpanya ay naglagay ng isang patakaran na ang bawat kawani ay dapat na mag-relo kapag pupunta sa patlang o sa labas ng opisina, at mag-orasan kapag bumalik sila. Paano ko makayanan ang isyung ito kung tatanggi ang tauhan na gawin ito?

Mahirap pilitin ang iyong mga empleyado na gawin iyon, kaya bakit hindi ka gumamit ng ibang paraan upang makamit ang iyong hangarin? Maaari mong subukan ang isang software ng pagsubaybay. Maaari nitong awtomatikong i-record ang oras ng pag-log in sa computer at oras ng pag-log-off, kaya't ito ang oras ng pag-orasan at pag-orasan na nais mong i-record. Kung hindi man, maaari mong banta ang iyong mga empleyado na hindi sila tumpak na babayaran kung hindi nila tumpak na ginagamit ang system, ngunit kailangan mong maging prepard upang ipatupad ito. Tiyaking mayroon kang ligal na nai-post at bigyan ang iyong mga empleyado ng sapat na oras upang ayusin.